Equipos desconectados: por qué las áreas de una empresa dejan de colaborar

En muchas empresas es común ver situaciones, como por ejemplo, que el equipo de Finanzas prepara el reporte de cierre de mes mientras que el equipo de Comercial elabora el suyo para la misma reunión de gerencia. Ambos trabajan con la mejor intención, pero al comparar los resultados aparecen cifras que no terminan de coincidir. En otros casos, un proyecto puede quedarse detenido durante semanas porque un departamento espera un dato que otra área ya tiene, pero este nunca llegó a compartirse.

No se trata de falta de compromiso ni de mala voluntad entre departamentos. Cada equipo está enfocado en cumplir sus propios objetivos. El problema aparece cuando las áreas empiezan a trabajar como si fueran islas: funcionan bien de manera individual, pero la comunicación y la colaboración entre ellas se vuelven cada vez más difíciles. Ahí es donde empiezan a formarse los silos organizacionales.

Qué es un silo organizacional y por qué pasa desapercibido

Según la plataforma de gestión del trabajo Asana (s.f.), un silo organizacional es "un equipo, departamento o grupo de personas que está aislado del flujo de información" del resto de la empresa. Es decir, es un área que sigue entregando resultados, cumple con sus objetivos y funciona bien de manera independiente, pero ha dejado de compartir información y coordinar esfuerzos con los demás equipos.

¿Y por qué cuesta tanto detectarlo? Porque desde dentro de cada departamento todo parece estar funcionando. El inconveniente aparece cuando un proceso necesita pasar de un área a otra. Es ahí donde empiezan los retrasos y las pequeñas desconexiones comienzan a afectar el trabajo de todos por falta de información.

Lo más complicado es que estas fallas no suelen reflejarse en los indicadores de un solo departamento. Solo se hacen evidentes cuando empiezan a afectar a toda la organización, ya sea porque los proyectos avanzan más lento, las decisiones se toman con información incompleta o la experiencia del cliente termina siendo bastante desgastante.

Señales de que tus áreas dejaron de colaborar

Los silos organizacionales no aparecen de un momento a otro. Antes de hacerse evidentes, suelen manifestarse en pequeñas descoordinaciones que terminan afectando el trabajo entre equipos. Algunas de las más comunes son:

• Fechas de entrega que dejan de coincidir. Un área se compromete con un plazo sin saber que otra ya tiene la capacidad ocupada o un cronograma diferente.

• Prioridades que no están alineadas. Lo que para un equipo es urgente, para otro puede esperar, y nadie termina definiendo qué debe atenderse primero.

• Recursos que compiten entre sí. Dos departamentos necesitan a la misma persona, el mismo proveedor o la misma herramienta al mismo tiempo, y el conflicto solo se descubre cuando el trabajo ya está en marcha.

• Presupuestos que se planifican por separado. Cada área organiza sus proyectos de manera independiente, pero durante la ejecución aparecen gastos o recursos compartidos que nadie había considerado.

Las causas estructurales del silo, más allá de la actitud de las personas

Cuando las áreas dejan de colaborar, es fácil pensar que el problema es la actitud de las personas. Sin embargo, muchas veces el origen está en la estructura de la organización, ya que cada equipo cumple con sus objetivos, pero nadie definió cómo deben trabajar juntos.

Tres causas estructurales ayudan a entenderlo:

• Cada líder responde por los resultados de su propia área. Si sus indicadores dependen de esos resultados, es natural que concentre allí sus esfuerzos. No necesariamente se trata de egoísmo, sino de actuar de acuerdo con la forma en que la organización mide su desempeño.

• La empresa creció, pero su forma de coordinarse no evolucionó al mismo ritmo. Se sumaron personas, departamentos y nuevos objetivos, mientras los procesos para tomar decisiones y compartir información siguieron siendo los mismos.

• Nadie se hace responsable de lo que ocurre entre un área y otra. En Endobrand hablamos aquí de accountability, es decir, la capacidad de apropiarse de lo que está sucediendo y tomar la iniciativa para abordarlo, incluso cuando no es estrictamente "tu" problema. Muchos silos se mantienen porque, aquello que ocurre entre dos equipos, no termina siendo responsabilidad clara de ninguno.

Una investigación de Eightfold AI y 3Sixty Insights, reportada por Case (2024), realizada a 500 líderes de RR. HH. y 1.200 colaboradores, encontró que más de 8 de cada 10 empresas reportan una desalineación crítica entre las iniciativas de sus áreas y los objetivos generales del negocio. Esa falta de alineación tendría un costo estimado de 8,9 billones de dólares al año para la economía global.

Un ejemplo común es el de una organización que decide actualizar su sistema de CRM, un cambio que impacta directamente a las áreas de Ventas, Finanzas y Experiencia del Cliente. Cada líder busca minimizar el impacto en los indicadores de su equipo, pero nadie define una forma coordinada de decidir qué área debe asumir primero los cambios. El resultado son desacuerdos entre departamentos, reuniones que se alargan sin llegar a una decisión y una constante búsqueda de responsables, incluso señalando al proveedor encargado de la implementación. Al final, los objetivos de cada área terminan imponiéndose sobre los de la organización y, en última instancia, sobre la experiencia del cliente.

Comportamientos del líder que refuerzan el aislamiento entre áreas

Hasta acá hablamos de la empresa. Ahora hablemos de ti.

Porque además de las causas estructurales, hay comportamientos concretos, bienintencionados casi siempre, que un líder repite sin darse cuenta de que están alimentando el aislamiento entre áreas:

• Proteger a tu equipo de lo que piden otras áreas. Nace de cuidar la carga de tu gente, pero termina enseñándoles que lo que viene de afuera es una amenaza, no un pedido legítimo.

• Resolver tú mismo lo que deberían resolver los equipos entre ellos. Es más rápido, sí. Y por eso mismo, ese canal directo entre tu gente y la otra área nunca llega a construirse.

• Celebrar solo lo propio. Los logros de tu área se comparten puertas adentro, y los del resto casi ni se mencionan.

Ninguno de los tres es un error de carácter. Son respuestas razonables a cómo está armada la empresa. Solo que, sin darte cuenta, las repites todos los días.

Cómo empezar a construir colaboración desde tu posición

No hace falta un cargo más alto ni un mandato desde arriba para empezar. Algunas cosas se pueden trabajar desde donde estás hoy.

Antes que nada, alinear. Esto tiene dos partes: ponerle nombre a un propósito compartido que sea más grande que tu área (puede ser el enfoque en el cliente, el fortalecimiento de la marca, una cultura de innovación) y, en paralelo, invertir en la relación con las personas del otro lado. Ningún proyecto, equipo o marca funciona mejor de lo que funcionan las relaciones que lo sostienen.

Esto es un primer paso, no la solución completa. Sirve como punto de partida hasta que lo acordado entre áreas quede explícito y se sostenga en el tiempo, algo que desarrollamos con más detalle en nuestro primer artículo, sobre cómo construir acuerdos de funcionamiento que se sostienen en el tiempo.

Cuándo el silo ya no se resuelve desde adentro

No todos los silos organizacionales requieren una intervención externa. Algunos empiezan a desaparecer cuando los equipos mejoran su comunicación y mantienen ese esfuerzo en el tiempo. Sin embargo, otros ya vienen sostenidos por la propia estructura de la empresa, más allá de la buena voluntad de las personas involucradas.

La señal más clara es que el mismo problema se repita una y otra vez. Se hacen reuniones, se acuerdan cambios y, al poco tiempo, todo vuelve a ser como antes porque la causa nunca se resolvió.

En ese punto, una mirada externa puede marcar la diferencia. No para señalar culpables, sino para identificar dónde se rompe la coordinación entre las áreas y ayudar a rediseñar la forma en que trabajan juntas.

El siguiente paso

Si al leer este artículo identificaste algunas de estas situaciones en tu organización, es probable que el problema no esté en las personas, sino en la forma en que las áreas están coordinando su trabajo. La buena noticia es que los silos organizacionales pueden prevenirse y corregirse cuando se identifican sus causas.

En Endobrand ayudamos a líderes y equipos a detectar esos puntos donde la colaboración se rompe y a diseñar formas de trabajo que permitan una mejor coordinación entre las áreas. Si quieres explorar cómo se vería este proceso en tu organización, estaremos encantados de conversar contigo.

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Referencias

• Asana. (s. f.). 4 formas de prevenir los silos organizacionales. https://asana.com/es/resources/organizational-silos

• Case, T. (2024, 26 de noviembre). The high cost of silos: Trillions lost when HR, company goals are out of sync. WorkLife. https://www.worklife.news/leadership/the-high-cost-of-silos-trillions-lost-when-hr-company-goals-are-out-of-sync/